様々な意思決定の支援をお仕事としている者が書いたブログです。お仕事やプライベートを通じて、気のついたこと、ハッとしたこと等を書き留めています。
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皆さんは今までに自分の仕事を30分毎にチェックしたことがありますか?私は、現在、毎日エクセルのシートに、自分の行った業務を調査しています。3ヶ月ほど行っているのですが、意外と無駄なことが多いことがわかります。

私によくあるパターン
①自分で草稿を作成
②上司の修正
③自分の修正
④更に上の上司の修正
⑤自分の修正
基本的には、これらの繰り返しで、アウトプットの種類違いがよくあります。

これら新たな企画を提案する時は、初稿の精度によって、あとにかかる時間が大きく変わります。自分でしっかり論理だてることの重要性がよく分かります。その中では、単に自分の中で閉じこもっていないで、相談することが効率化を促進させるポイントかもしれません。ただ、一番不効率な場面は、組織階層を重ねていった時に逆戻りするパターンです。これは特に要注意です。

また、会議や突然のリクエスト対応など不意に訪れるお仕事が効率を下げていることもよく分かります。中でも電話は、思考を中断させると同時に、新たな仕事が増えたりしますね。

複数のメンバーで分析する時は、集計する「切り口」をよく考えなくてはなりません。例えば、会議の種類でも、単純に情報共有のタイプの会議なのか、ブレストタイプの会議なのか、意思決定する会議なのか、その種類分けが重要です。単純に会議でくくってしまうと何も見えません。

本当に業務を効率化していくためには、自分の無駄な部分を浮き彫りにさせる仕組みが重要だということがよく分かりました。あとの課題は、どの切り口で集計するかです。これは、もう少し頭をひねる必要がありそうです。コンサルタントの方は、この切り口にノウハウをもっているのかもしれません。
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【2005/07/07 00:22】 | ビジネスプロセス
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