様々な意思決定の支援をお仕事としている者が書いたブログです。お仕事やプライベートを通じて、気のついたこと、ハッとしたこと等を書き留めています。
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1月も半ばを過ぎると、第3四半期の状況が明らかになってきます。四半期決算が、義務付けられてから、この時期は非常にタイトな状況になります。第3四半期の実績分析、それを踏まえての通期見込み翌期の予算とトリプルパンチに出会います。予算編成だけでも結構なボリュウムなのに、3つの作業が重なると、猫の手も借りたい心境になります。
予算だけを優先させると、今期の見込みとの差異を説明しにくくなりますし、通気見込だけでもいけない。ひどく苦しみますね。

経営者は、実績が出てしまった事実は無視できないので、実績との差異が説明できないと納得しない。かといって、予算は4月1日から執行できるように、4月中旬には、全員が納得したものでなくては意味がない。いづれにしても、管理会計担当者は、この時期に作業が重なるのは避けられないです。

こういった状況の中で私が心がけるようにしているのは次の3つ。

1つ目は、作業スピードをあげることです。
丁寧に分析していても作業が遅ければ意味がない。提出期限を過ぎれば、どんどん立場が苦しくなります。自分だけが取り残され、一番最後に出した数字の結果だけの要因にされて、悪者扱いにされる可能性があります。人の記憶は不思議なもので、最近のものだけがよく残る傾向があるんですね。そういった事態にならないように、作業スピードを上げるようにしています。そのためにも、仕込み、段取りが非常に大切です。決算数字が出るまでに作業を前に倒して開始しておくのです。つまり、作成シートは、過去実績を参照するようになっているので、これを事前に作成しておいたり、データ形式で、ピボットテーブルを更新するだけのシートを作成したり工夫を行うことです。また、提出相手のリクエストフォームをよく確認することも重要です。後から、この項目が欲しかったなんていわれると、作業が2倍になってしまうことがありますものね。また、時々、自分のところにインプットされる前に進捗状況を見ておくと自分の作業を留める要因を排除できます。


この作業だけでも随分時間を食うものです。したがって、結果が出る前に出来ることがないかを常に考えるようにしています。前年の反省点も必ずメモしておいて翌年に活かすようにしています。

2つ目は、出来上がった成果物は1日前には完成させることです。作業が完成したと思った当日に行った確認作業は、結構甘いことが多い。これは私だけの特性なのかも知れませんが、布団に入る前に、ふっと確認作業がもれていることに気づくことが多い。1晩寝て、翌日に新たな気持ちで確認すると、いろんなことに気づいて精度を上げることにつなげることができるものです。気持ちを新たにして確認するプロセスは重要です。

3つ目は、インプットデータを盲目的に信用しないことです。
これを全面的に信用して、作業を進めてしまうと致命的なミスを犯してしまいがち。1次スクリーニングが、自分の作業と精度を高めるもとです。更にインプットデータを作成する人の人間的特性、例えば、常に提出期限を守らないとか、簡単な計算ミスをするとか、提出先のリクエストが分かっていないなど、複数の視点で作成者の傾向を知っていると、チェックのしどころが明確になります。


今週いっぱいは、こういった作業で、フル操業が続きそうです。

【2006/01/17 00:33】 | 管理会計
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